strategi komunikasi: Komunikasi Kelompok- Kelompok Perspektif Rapat

KELOMPOK PRESKRIPTIF RAPAT

A. PENGERTIAN

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi kelompok yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2. Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

· Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah

· Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

· Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.

· Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

· Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalahyang menyangkut kepentingan bersama.

· Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-halyang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan. Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Pemimpin perlu mengadakan rapat apabila :

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan

saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang

berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala [Wursanto 1990 : 137]

Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:

Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.

B. MACAM-MACAM RAPAT

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

1. Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :

· Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.

· Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.

· Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

· Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

· Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

· Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

· Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

· Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

· Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yang lalu.

· Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.

· Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris, rapat umum pemegang saham.

4. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :

· Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]

· Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen, yang harus segera dipecahkan.

Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.

Rapat kerja ialah pertemuan para karyawan/ pemimpin yang membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Suatu rapat atau pertemuan dapat disebut sebagai rapat kerja apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Adanya tujuan pertemuan itu,

2. Adanya pimpinan dan kelompok peserta dalam pertemuan atau rapat itu.

3. Adanya tukar menukar pendapat di antara para peserta rapat,

4. Tidak ada pidato-pidato

Terlepas dari istilah yang dipergunakan, apakah itu dinamakan rapat kerja atau rapat dinas atau istilah lain, suatu pertemuan dikatakan rapat apabila :

1. Dalam pertemuan itu dibicarakan suatu masalah yang berhubungan dengan tujuan organisasi, dan harus dipecahkan secara musyawarah.

2. Setiap peserta harus berpartisipasi aktif

3. Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangka atau praduga yang bersifat negative diantara para peserta.

4. Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan pengarahan, bimbingan terhadap jalannya pertemuan.

C. SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik

Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya. Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan :

· Menjelaskan sasaran dan tujuan?

· Menetapkan prioritas

· Mendorong proses pembuatan keputusan

· Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka => berkomunikasi dengan baik dg peserta, melempar

· pertanyaan-pertanyaan, mendorong peserta membuat asumsi, mendengar, menjelaskan persoalan, memotivasi

· pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat/ pertemuan, menangkap agenda-agenda pribadi yang tersembunyi dari para peserta, dan mengendalikannya

· Merangsang hal-hal terbaik dari peserta

· Mengatur waktu dengan baik

· Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang Notulis

2. Suasana rapat terbuka

Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.

3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan

4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan

Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Hindari perdebatan

Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

D. TATA TERTIB RAPAT
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

Tepat waktu dalam memulai rapat.
Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
Adanya partisipasi dari peserta rapat.
Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

Pembukaan
Pembacaan susunan acara rapat
Pembahasan materi rapat
Lain-lain
Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.

E. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat . Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

F. PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.

3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.

G. TIPE PEMIMPIN RAPAT

1. Tipe Otoriter

· Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa, paling mengetahui

· Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter

· Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok

· Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan atau pendapat atau saran-saran

· Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta

· Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang harus dikerjakan.

Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/ pertemuan tidak hidup, statis, hanya menunggu perintah dari atas.

2. Tipe Laissez-faire

· Disebut juga tipe liberal

· Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para peserta untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi sesuatu.

· Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta [penentuan tujuan, langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan.

· Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun

· Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja, meskipun ia berada di tengah-tengah para peserta.

3. Tipe Demokratis

· Sifatnya terbuka ; memberikan kesempatan kepada para anggota untuk ikut berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, berperan sebagai pembimbing.

· Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan kelompok

· Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah

Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan dengan dengan tipe open management.

Perbedaannya terletak pada pengambilan keputusan. [Wursanto 2000 : 142 – 143]

H. TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :

a. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

Menuju ke arah kesepakatan bersama

I. CONTOH RAPAT

Ride with smile
Hasil Rapat Hari Rabu 28 Mei 2008

Pada rapat hari Rabu tanggal 28 Mei 2008 bertempat di Boulevard UGM dan dilanjutkan di Sekretariat B2W, telah disepakati hal-hal sebagai berikut:

1. Tag B2W
Akan dibuat tag B2W sebanyak 50 lembar untuk permulaan. Bahan tag terbuat dari mika (lentur, tidak keras seperti bahan tag B2W yang acrylic). Bentuk kotak, sedangkan desainnya telah disepakati menggunakan gabungan desain dari mas Indy dengan desain yang lain. Mengenai desain ini sedang digodog dan dirancang lebih lanjut oleh divisi Merchandise.

2. Konvoi simpatik kampanye bersepeda
Pada rapat kemarin juga telah disepakati akan diadakan konvoi simpatik kampanye bersepeda. Oleh karena itu diharapkan kepada B2W-ers untuk mengikuti acara tersebut, dan berkumpul pada hari Sabtu 7 Juni 2008 di Boulevard UGM (utara Bundaran UGM) jam 15.30. Konvoi akan dimulai pukul 16.00 sampai dengan pukul 17.30, dengan dress code memakai kaos putih (diusahakan memakai kaos B2W). Mengenai rute, akan dibahas kemudian.

3. Pembuatan kaos B2W
Rapat kemarin telah membahas akan dibuatnya kaos B2W, dengan warna kain putih. Desain sementara, pada bagian depan terdapat logo B2W ukuran besar, sedangkan bagian belakang terdapat alamat website B2W. Harga berkisar antara Rp. 35.000 - Rp. 40.000. Bagi teman-teman yang berminat memesan dapat menghubungi mbak Moko (HP: 085234459712), dengan DP Rp. 5.000. Dengan ini pula diharapkan kepada teman-teman yang ingin memesan kaos B2W untuk datang ke Workshop di Pajeksan pada hari Jumat 30 Mei 2008 mulai pukul 16.00 sampai 20.00 WIB untuk memilih ukuran kaos yang dikehendaki (pada hari jumat besok mas Arif akan membawakan contoh-contoh ukuran kaos).

Selain hasil rapat di atas, terdapat informasi tambahan, yaitu B2W mendapatkan donasi dari sponsor untuk membuat flyer sebanyak 1500 lembar.

Demikian hasil rapat ini dibuat. Semoga dapat bermanfaat.

2. Hasil Rapat Penelitian "Potret Sinetron Remaja" 2

KESIMPULAN RAPAT
PENELITIAN "POTRET SINETRON REMAJA 2"
UIN Yogyakarta, Rabu 28 Januari 2009

Hari/tanggal: RABU / 28 Januari 2009; pk. 09.30 - 11.50 WIB
Tempat      : Ruang INTERAKTIF, Lt. 2 Fakultas Ilmu Sosial & Humaniora Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Hadir      : 25 orang dari 15 Perguruan Tinggi
Pimpinan rapat: B. Guntarto/YPMA; Notulis: Putri Aisyiyah / STIKOSA-AWS Surabaya
Agenda Rapat:            1. Pembukaan dan perkenalan
                                    2. Inventarisasi masalah dan kendala
                                    3. Rencana pelaksanaan seminar
                                    4. Rencana tindak lanjut
                                    5. Lain-lain dan penutup.

Hasil rapat:

1. Pertemuan dibuka oleh Ibu Marfuah Sri Sanityastuti, Ketua Prodi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Humaniora, Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai tuan rumah. Ibu Marfuah mengucapkan selamat datang kepada peserta rapat dan menyampaikan ungkapan terima kasih atas kepada YPMA untuk kerjasama kegiatan penelitian dan pelaksanaan rapat ini. Selanjutnya rapat dipimpin oleh Pak Guntarto dari YPMA, yang diawali dengan perkenalan masing-masing peserta rapat. Setelah itu, dipaparkan secara singkat tentang Yayasan Pengembangan Media Anak (YPMA).

2. Masalah dan kendala yang dihadapi oleh tim peneliti di berbagai perguruan tinggi, bisa dibagi dalam beberapa kelompok:
a. Tentang sumber daya manusia yang tersedia, baik dosen maupun mahasiswa yang dilibatkan dalam kegiatan penelitian ini. Ada perguruan tinggi yang mengerjakan seluruh proses penelitiannya dilakukan oleh dosen. Ada yang melibatkan mahasiswa hinga di tahap transkrip, namun ada juga yang melibatkan mahasiswa hingga tahap koding.
b. Mengenai pembuatan transkrip tiap episode sinetron, pada umumnya tidak mengalami kendala besar. Namun untuk mengurangi perbedaan persepsi mengenai pembabakan, YPMA akan mengirimkan video episode yang sama dengan contoh transkrip yang sudah lebih dulu dikirimkan.
c. Yang berkaitan dengan koding. Muncul pertanyaan: apakah akan menghitung begitu saja setiap adegan kekerasan fisik maupun verbal yang muncul, atau dikaitkan dengan situasinya? Dididskusikan juga mengenai jumlah pelaku kekerasan dan identitas pelakunya. Juga untuk adegan yang terkait dengan seks, seperti mencium dari belakang dsb. Untuk itu koordinator peneliti Santi Indra Astuti dari UNISBA akan membuat penjelasan tertulis yang komprehensif sehingga akan mengurangi keraguan peneliti. Mbak Santi juga akan membuat rumusan panduan tabulasi data.
d. Masalah triangulasi atau Intercoder-reliability. Hal ini sudah dilkaukan di tawap awal ketika penyusunan instrumen koding.
e. Alokasi waktu yang sulit karena berbenturan dengan berbagai kegiatan kampus
f. Ada beberapa keping DVD yang rusak / tidak bisa dibaca. YPMA meminta agar hal ini diinformasikan agar bisa diganti, atau setidaknya teridentifikasi mana yang tidak dianalisa.
Sebagai solusi umum terhadap masalah dan kendala di atas, maka disepakati bahwa deadline penyelesaian penelitian oleh masing-masing perguruan tinggi diundur 1 bulan menjadi Sabtu 28 Februari 2009.

3. Mengenai pelaksanaan seminar hasil penelitian, dari peserta rapat ada usulan agar seminar tidak diadakan di Jakarta tapi di daerah. Ada 3 wilayah perguruan tinggi:
a. Regional Barat: STIKOM Bandung, UNISBA, UNPAD, IISIP Jkt, Mercubuana Jkt, Moestopi (B) Jakt, dan UI Depokn (7 kampus)
b. Regional Tengah: UNDIP, Univesitas Semarang, UKSW Salatiga, UNS, Univet Sukoharjo, UMS Solo, UIN Yogya, UII Yogya, dan AKRB Yogya (9 kampus).
c. Regional Timur: Unhas Makassar, UK Petra Surabaya, Stikosa AWS Surabaya, Unitomo Surabaya, Universitas Bhayangkara Surabaya (5 kampus). Disepakati bahwa seminar akan diadakan di masing-masing wilayah.
Tuan rumah penyelenggaraan seminar dan jadwal di masing-masing wilayah tersebut adalah:
a. Regional Barat: UNPAD - Bandung, Minggu ke-2 April 2009
b. Regional Tengah: Universitas Islam Indonesia - Yogyakarta, Minggu ke-3 April 2009
c. Regional Timur: Universitas Kristen Petra - Surabaya, Minggu ke-4 April 2009.

4. Mengenai penyelenggaraan seminar, tempat pelaksanaan diusahakan di kampus. Sedangkan untuk mendukung biaya konsumsi, penggandaan makalah, biaya narasumber luar (apabila diperlukan) dan biaya lain, harus dicari pemecahannya. Misalnya, dengan meminta dukungan ke Komisi Penyiaran Indonesia Daerah di wilayah masing-masing.
Susunan pembicara dalam seminar tersebut adalah:
Pembicara 1: anggota tim peneliti untuk aspek kuantitatif temuan penelitian
Pembicara 2: anggota tim peneliti yang menyoroti aspek kualitatifnya
Pembicara 3: dari Komisi Penyiaran Indonesia Daerah atau Pusat
Pembicara 4: kalangan industri seperti PH, TV Nasional / lokal, biro iklan, IKJ, AGB Nielsen, scriptwriter, produser, dll.

5. Sebagai tindak lanjut kerjasama penelitian bersama, YPMA mengusulkan beberapa kegiatan:
a. Penelitian PSR tahap 3, mulai September 2009 s/d. Januari 2010. Atau penelitian dengan isu lain bagi masing-masing perguruan tinggi maupun individu peneliti? YPMA bersedia membantu penyediaan materi rekaman acara TV.
b. Penerbitan buku hasil penelitian Potret Sinetron Remaja tahap 1 sampai 3, pada bulan Juli 2010.
c. Pengabdian masyarakat: Kampanye dan Penyelenggaraan Hari Tanpa TV - 26 Juli 2009; dan perluasan Pendidikan Media melalui jalur sekolah dan jalur lain, kepada siswa, guru, dan orangtua.

6. Lain-lain.
a. sertifikat untuk tim peneliti, dan lembaga
b. setiap perguruan tinggi disarankan untuk membuat laporan penelitian mandiri
c. YPMA dapat membantu perguruan tinggi yang melakukan kegiatan pengabdian masyarakat dalam bidang media literacy kepada masyarakat terutama anakremaja, dalam bentuk pengiriman Panduan Kidia dan poster-poster.
d. Bu Tiwi dari UNS mengusulkan untuk meneliti lagu-lagu yang muncul di TV karena anak-anak sangat menyukai lagu-lagu tersebut yang liriknya sangat tidak sesuai untuk anak.
e. Mas Iswandi dari UIN Yogyakarta mengusulkan bahwa dalam PSR3 nanti, materi yang diteliti adalah tayangan anak-anak.

3. HASIL RAPAT KOMISI

RAKORPUS 14 SEPTEMBER 2004

1. Koleksi Mobil Unit Perpustakaan Keliling
Koleksi sudah memenuhi kebutuhan masyarakat pembaca

2. Warintek: Baru masuk ke Kabupaten Sleman, JABAR belum memiliki

3. Membuat kalatog induk dengan software gratis CDSISIS untuk 25 perpustakaan kabupaten se JABAR

4. Pertukaran program antar kabupaten dan kota dg BAPUSDA perlu dilakukan

5. DIKLAT harus tetap diadakan dengan tenaga pelatihan dari BAPUSDA

6. Silang layan antar perpustakaan kabupaten se Jawa Barat belum bisa dilakukan mengingat jaminan keselamatan buku belum ada. hanya bisa dibaca di tempat.

Perlu diadakan diklat komputer untuk otomasi perpustakaan, mengingat Perpus PT sudah berjalan sebagai mana mestinya

DAFTAR RUJUKAN

Ludlow, Ron, 2000, The Essence of Effective Communication, Yogyakarta : ANDI and Pearson Education Asia Pte. Ltd.

Widjaja, H.A.W, Prof. Drs, 1997, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta : Bumi Aksara

http://www.kidia.org/news/tahun/2009/bulan/02/tanggal/09/id/95/

http://forum.b2w-jogja.web.id/index.php?topic=424.0

http://www.kidia.org/news/tahun/2009/bulan/02/tanggal/09/id/95/

http://www.sinarharapan.co.id/berita/read/rapat-penetapan-pimpinan-komisi-diwarnai-hujan-interupsi/

http://www.antaranews.com/berita/1257957148/menneg-bumn-rapat-perdana-dengan-komisi-vi

http://www.e-dukasi.net/mapok/mp_files/mp_328/materi1.html

http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/8_komunikasi_lisan_kelompok.pdf